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開會的藝術(上)

開會的藝術(上) 新年快到了,不少HR都忙到馬不停蹄,不僅要完成部門及公司目標,還要組織和參與公司各種會議等。 這時候,有些人或說笑:「如果我是老闆就好了!」那麼CEO在忙甚麼呢?哈佛商學院和倫敦政經學院經濟學家共同合作的「CEO做什麽」研究發現,CEO的大部分(85%)時間都與別人一起渡過。他們的工作時間中,開會佔去60%,剩下的25%用來打電話、開電話會以和處理公共事務等。 提及「開會」,相信大家也同意很多會議往往是在浪費時間。普遍對會議的詬病包括「會議時間延遲、會議目的不清、會議後問題依然沒有得到解決…」這樣不僅沒達到既定的目標,困在會議室的這段時間,生產力幾乎是零,時間及機會成本都很高。那究竟如何開會,才是最正確的方式呢?以下會分享一些好貼士! 1)無準備,不開會! 很多時候,低效能的會議是源於沒做足準備工作。為了尊重別人的時間,提升會議的高效和有效性,提前準備會議方案是很有必要的。 2)會議太長未必好 會議的時間不是越長越好,人的全神貫注最多只保持40分鐘,故每一次會議時間應不超過一小時。組織者一定要根據會議的主題、目的及發言的人數設置合適的會議時間,不致浪費寶貴的時間。 3)會議目的要清晰 會議主題及目的必須清晰明確,包括本次會議討論的議題,以及圍繞此議題,最終要解決哪些問題,達成什麽樣的目標等。我們提醒自己:「會議為了對關鍵事件做出重大決策,還是僅限對某個主題進行討論?」主題不宜過多,本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。 4)挑選合適的參與者 在會議中經常會出現一些看似相關,其實並不直接相關的人,導致會議延遲和效果不佳。除了會議發起部門及相關人之外,其他「間接負責」的人、或不需要發言和記錄,未準備充分的人,其實未必都需要參加。開會不是麻將局,不用每次都「齊腳」。 如你需要人力資源管理策略的專業諮詢服務,我們優卓樂意幫助分擔。如希望了解更多,可致電與我們專業團隊聯絡 +852 3709 8290 (Ms.Casper Chan)。

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