开会的艺术（下） 勤检讨，勿做会议黑手！

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开会的艺术（下）

「勤检讨，勿做会议黑手！」人每天受到干扰的次数是50次，所以删除不重要的信息，直接说重点，比甚麽都重要。今篇文章会更贴地探讨开会应该拿捏的事项。

一） 制订会议的风格

－「当你说的内容越少的时候，听众反而听到的内容越多。」
问问自己，是坐着开会，还是站着完成？是用ppt展示，还是用直接对话的方式？能站着就开完的，尽量不要坐着，坐着开会虽然舒适，但会让与会者忽略时间的流逝，令会议的效率大大降低。

另外，发言的人要站在参会的人群之间，这暗示会议时间不会太长，可以给大家一种紧迫感，会更快说到重点。若不用ppt，可以让与会者更能把注意力放在你的身上，也会让主讲人讲得更精简和高效一些。

二） 会议中要各司其职

－「会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。」
谁来发起组织开会更合适？谁来主讲，主讲的内容是什麽？参与的人除了作为听众，还需要做哪些事情？谁来记录合适？……等等问题都非常重要。

清晰的职责分工，可以让会议更高效，有效地调动各方资源的同时，让会议更顺利进行下去，同时保证最终的效果和目的。

三） 出一份会议记录
－「大多会议现实是，会开完了，就没有然后了。」
作为会议发起和组织部门及关键人，需要在会议结束后做一份会议记录，包括会中重点内容，并在会议结束当天，让每个与会者确认签字。

目的一是让他们再次回顾会议内容；二是了解本次会议后续要做哪些事情；三也是作为公司会议过程资产的管理需要。

如需有具体的行动计划的，则列明该行动涉及到的内容事项、部门、责任人、完成的时间点、要达到的目的，工作对接谁等等。

万达集团的会议文化是「会后不落实等于会白开」，并且为此专门开发了一个任务追踪系统，目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。通过对会议的这种事前、事中、事后的管理，环环相扣。

开会是一种艺术，准确的拿捏，让你避免成为「会议黑手」。小会议中藏着大智慧，除了提升企业整体的管理效能，也让管理者不断地去反思，提升自己的管理能力。

如你需要人力资源管理策略的专业谘询服务，我们优卓乐意帮助分担。如希望了解更多，可致电与我们专业团队联络 +852 3709 8290 （Ms. Casper Chan）。