开会的艺术(下) 勤检讨,勿做会议黑手!

开会的艺术(下)

「勤检讨,勿做会议黑手!」人每天受到干扰的次数是50次,所以删除不重要的信息,直接说重点,比甚麽都重要。今篇文章会更贴地探讨开会应该拿捏的事项。

一) 制订会议的风格

-「当你说的内容越少的时候,听众反而听到的内容越多。」
问问自己,是坐着开会,还是站着完成?是用ppt展示,还是用直接对话的方式?能站着就开完的,尽量不要坐着,坐着开会虽然舒适,但会让与会者忽略时间的流逝,令会议的效率大大降低。

另外,发言的人要站在参会的人群之间,这暗示会议时间不会太长,可以给大家一种紧迫感,会更快说到重点。若不用ppt,可以让与会者更能把注意力放在你的身上,也会让主讲人讲得更精简和高效一些。

二) 会议中要各司其职

-「会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。」
谁来发起组织开会更合适?谁来主讲,主讲的内容是什麽?参与的人除了作为听众,还需要做哪些事情?谁来记录合适?……等等问题都非常重要。

清晰的职责分工,可以让会议更高效,有效地调动各方资源的同时,让会议更顺利进行下去,同时保证最终的效果和目的。

三) 出一份会议记录
-「大多会议现实是,会开完了,就没有然后了。」
作为会议发起和组织部门及关键人,需要在会议结束后做一份会议记录,包括会中重点内容,并在会议结束当天,让每个与会者确认签字。

目的一是让他们再次回顾会议内容;二是了解本次会议后续要做哪些事情;三也是作为公司会议过程资产的管理需要。

如需有具体的行动计划的,则列明该行动涉及到的内容事项、部门、责任人、完成的时间点、要达到的目的,工作对接谁等等。

万达集团的会议文化是「会后不落实等于会白开」,并且为此专门开发了一个任务追踪系统,目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。通过对会议的这种事前、事中、事后的管理,环环相扣。

开会是一种艺术,准确的拿捏,让你避免成为「会议黑手」。小会议中藏着大智慧,除了提升企业整体的管理效能,也让管理者不断地去反思,提升自己的管理能力。

如你需要人力资源管理策略的专业谘询服务,我们优卓乐意帮助分担。如希望了解更多,可致电与我们专业团队联络 +852 3709 8290 (Ms. Casper Chan)。