開會的藝術（上）

開會的藝術（上）

• 

新年快到了，不少HR都忙到馬不停蹄，不僅要完成部門及公司目標，還要組織和參與公司各種會議等。

這時候，有些人或說笑：「如果我是老闆就好了！」那麼CEO在忙甚麼呢？哈佛商學院和倫敦政經學院經濟學家共同合作的「CEO做什麽」研究發現，CEO的大部分（85%）時間都與別人一起渡過。他們的工作時間中，開會佔去60%，剩下的25%用來打電話、開電話會以和處理公共事務等。

提及「開會」，相信大家也同意很多會議往往是在浪費時間。普遍對會議的詬病包括「會議時間延遲、會議目的不清、會議後問題依然沒有得到解決…」這樣不僅沒達到既定的目標，困在會議室的這段時間，生產力幾乎是零，時間及機會成本都很高。那究竟如何開會，才是最正確的方式呢？以下會分享一些好貼士！

1）無準備，不開會！

很多時候，低效能的會議是源於沒做足準備工作。為了尊重別人的時間，提升會議的高效和有效性，提前準備會議方案是很有必要的。

2）會議太長未必好

會議的時間不是越長越好，人的全神貫注最多只保持40分鐘，故每一次會議時間應不超過一小時。組織者一定要根據會議的主題、目的及發言的人數設置合適的會議時間，不致浪費寶貴的時間。

3）會議目的要清晰

會議主題及目的必須清晰明確，包括本次會議討論的議題，以及圍繞此議題，最終要解決哪些問題，達成什麽樣的目標等。我們提醒自己：「會議為了對關鍵事件做出重大決策，還是僅限對某個主題進行討論？」主題不宜過多，本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。

4）挑選合適的參與者

在會議中經常會出現一些看似相關，其實並不直接相關的人，導致會議延遲和效果不佳。除了會議發起部門及相關人之外，其他「間接負責」的人、或不需要發言和記錄，未準備充分的人，其實未必都需要參加。開會不是麻將局，不用每次都「齊腳」。

如你需要人力資源管理策略的專業諮詢服務，我們優卓樂意幫助分擔。如希望了解更多，可致電與我們專業團隊聯絡
+852 3709 8290 （Ms.Casper Chan）。